REGLAMENTS
par rēķinu elektronisku nosūtīšanu no SIA AVE STEEL
1. Vispārīgie noteikumi
1.1. Šie noteikumi nosaka kārtību, kādā SIA AVE STEEL, turpmāk – AVE STEEL, saviem klientiem elektroniskā formā nosūta rēķinus, pavadzīmes un citus ar norēķiniem saistītus dokumentus, turpmāk – Noteikumi.
1.2. Šo Noteikumu mērķis ir nodrošināt elektroniski nosūtīto rēķinu atbilstību normatīvo aktu prasībām, kā arī nodrošināt rēķinu izcelsmes autentiskumu, satura integritāti un salasāmību visā to glabāšanas periodā.
1.3. Katram klientam, kas izmanto iespēju saņemt elektroniskus dokumentus, pirms piekrišanas sniegšanas ir pienākums iepazīties ar šiem Noteikumiem un ievērot tajos noteikto kārtību.
2. Terminu skaidrojums
2.1. Līgums – vienošanās par piekrišanu saņemt rēķinus elektroniskā formā starp Klientu un AVE STEEL vai Klienta deklarācija.
2.2. Klients – fiziska vai juridiska persona, kurai AVE STEEL elektroniskā formā nosūta rēķinus un citus elektroniskos dokumentus.
2.3. Elektroniskie dokumenti – elektroniskā formā sagatavoti rēķini un pavadzīmes, tai skaitā strukturētie elektroniskie rēķini.
2.4. Strukturēts elektroniskais rēķins (e-rēķins) – rēķins, kas sagatavots strukturētā, mašīnlasāmā formātā, kas ļauj to automātiski elektroniski apstrādāt.
2.5. AVE STEEL – sabiedrība ar ierobežotu atbildību, reģistrācijas Nr. 40103380859, juridiskā adrese: Rītausmas iela 2, Rīga, LV-1058, Latvija.
3. Elektronisko dokumentu sagatavošana un nosūtīšana
3.1. AVE STEEL sagatavo un nosūta rēķinus, pavadzīmes un citus dokumentus elektroniskā formā PDF (Portable Document Format) formātā no e-pasta adreses ar domēnu @avesteel.lv.
3.2. Elektroniski nosūtītie PDF rēķini tiek ģenerēti no AVE STEEL informācijas sistēmām un neprasa drošu elektronisko parakstu vai zīmogu. Šādi rēķini ir pielīdzināmi papīra formā izsniegtiem rēķiniem un kalpo kā grāmatvedības attaisnojuma dokumenti.
3.3. PDF formātā sagatavots rēķins nav uzskatāms par strukturētu elektronisko rēķinu šo Noteikumu izpratnē.
3.4. Papildus PDF formātā sagatavotiem rēķiniem AVE STEEL ir tiesīga sagatavot un nosūtīt rēķinus arī strukturētā elektroniskā formātā (XML), atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.
3.5. Strukturēta elektroniskā rēķina (XML) nosūtīšana tiek veikta tikai gadījumā, ja par to ir panākta savstarpēja vienošanās ar Klientu vai ja normatīvie akti paredz pienākumu izmantot strukturētus elektroniskos rēķinus.
3.6. Strukturētie elektroniskie rēķini (XML) tiek sagatavoti atbilstoši spēkā esošajam elektroniskā rēķina standartam un tā pamatelementu izmantošanas specifikācijai.
3.7. Labotie rēķini, kredītrēķini un rēķinu dublikāti tiek nosūtīti elektroniskā formā tādā pašā kārtībā kā sākotnējie rēķini.
3.8. AVE STEEL ir tiesīga vienā e-pasta vēstulē nosūtīt vairākus elektroniskos dokumentus kā pielikumus.
3.9. Elektroniskie dokumenti tiek nosūtīti no e-pasta adresēm ar domēnu @avesteel.lv uz Klienta Līgumā norādīto e-pasta adresi.
3.10. Nosūtīšanas brīdī katrs elektroniski nosūtītais rēķins un pavadzīme tiek saglabāti AVE STEEL elektroniskajā arhīvā (uz servera), nodrošinot to nemainīgumu, pieejamību un izsekojamību.
3.11. Elektroniskie dokumenti tiek uzskatīti par Klienta saņemtiem tajā pašā dienā, kad attiecīgais e-pasta ziņojums ir nosūtīts uz Klienta norādīto e-pasta adresi.
3.12. Klientam ir pienākums nodrošināt elektroniski saņemto rēķinu glabāšanu tādā veidā, kas garantē to izcelsmes autentiskumu, satura integritāti, salasāmību un tūlītēju pieejamību nodokļu administrācijai vai citām kompetentām valsts institūcijām.
3.13. Ja Klients piecu (5) dienu laikā no elektroniskā dokumenta saņemšanas dienas rakstiski neiesniedz pretenziju, tiek uzskatīts, ka Klients dokumentu ir pieņēmis un tam nav iebildumu.
3.14. Līgums neizslēdz AVE STEEL tiesības sūtīt rēķinus un pavadzīmes papīra formātā.
4. Strukturēto elektronisko rēķinu aprites organizēšana
4.1. Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmito daļu rēķins, ko AVE STEEL izsniedz citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, noformējams kā strukturēts elektroniskais rēķins, ja normatīvie akti to paredz.
4.2. Strukturēto elektronisko rēķinu aprite tiek organizēta, savstarpēji vienojoties starp AVE STEEL un Klientu par izmantojamo elektronisko piegādes kanālu.
4.3. Strukturēts elektroniskais rēķins var tikt piegādāts, izmantojot:
oficiālo elektronisko adresi (e-adresi), ja Klientam tā ir aktivizēta;
e-rēķinu apmaiņas pakalpojumu sniedzēja (operatora) risinājumus;
citu savstarpēji saskaņotu elektronisko piegādes risinājumu.
4.4. Strukturēto elektronisko rēķinu aprites organizēšanā tiek ievērotas Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumu Nr. 749 Kārtība, kādā organizē un īsteno strukturētu elektronisko rēķinu apriti un kādā strukturētu elektronisko rēķinu datus iesniedz Valsts ieņēmumu dienestam, turpmāk – MK Noteikumi Nr. 749, prasības attiecībā uz e-rēķinu sagatavošanu, nosūtīšanu un saņemšanu.
4.5. Norādot vienošanās ietvaros e-pasta adresi Elektronisko dokumentu saņemšanai, Klients apliecina, ka šī e-pasta adrese ir Klienta rīcībā un izmantojama saziņai ar AVE STEEL.
4.6. Klients apliecina, ka tam ir tiesības un faktiska piekļuve norādītajai e-pasta adresei, kā arī ka Klients nodrošina šīs e-pasta adreses drošību un aizsardzību pret neatļautu trešo personu piekļuvi.
4.7. AVE STEEL neatbild par zaudējumiem vai sekām, kas radušās trešo personu, elektronisko sakaru pakalpojumu sniedzēju vai citu ārēju faktoru darbības rezultātā, ja Elektroniskie dokumenti ir nosūtīti uz Klienta norādīto e-pasta adresi.
5. Līguma noslēgšana, grozīšana un izbeigšana
5.1. Elektronisko dokumentu nosūtīšana tiek uzsākta pēc Klienta un AVE STEEL savstarpējas vienošanās noslēgšanas.
5.2. Klients sniedz piekrišanu elektronisko dokumentu saņemšanai, parakstot attiecīgu vienošanos. Vienošanās tiek parakstīta ar drošu elektronisko parakstu.
5.3. Klientam ir tiesības mainīt Līgumā norādīto e-pasta adresi, par to rakstiski paziņojot AVE STEEL.
5.4. Klientam ir pienākums rakstiski informēt AVE STEEL par e-pasta adreses maiņu, iesniedzot parakstītu paziņojumu elektroniski (PDF formātā) vai citā rakstveida formā, kas nodrošina paziņojuma izcelsmes identificēšanu.
5.5. Ja Klients nepaziņo par e-pasta adreses maiņu, jebkura korespondence, kas nosūtīta uz iepriekš norādīto e-pasta adresi, uzskatāma par pienācīgi piegādātu.
5.6. Līdz e-pasta adreses maiņas apstiprināšanai AVE STEEL ir tiesīga turpināt nosūtīt Elektroniskos dokumentus uz iepriekš norādīto e-pasta adresi, un šādi nosūtītie dokumenti uzskatāmi par pienācīgi piegādātiem.
5.7. E-pasta adreses maiņa stājas spēkā ne vēlāk kā 15 (piecpadsmit) dienu laikā no Klienta paziņojuma saņemšanas dienas, ja puses nav vienojušās citādi.
5.8. Klientam ir tiesības vienpusēji izbeigt vienošanos par elektronisko rēķinu saņemšanu, iesniedzot rakstisku paziņojumu.
5.9. Vienošanās uzskatāma par izbeigtu 20. (divdesmitajā) dienā no Klienta paziņojuma saņemšanas dienas, ja puses nav vienojušās citādi.
5.10. Pēc vienošanās izbeigšanas AVE STEEL zaudē tiesības nosūtīt Klientam Elektroniskos dokumentus elektroniskā formā.
6. Noslēguma noteikumi
6.1. AVE STEEL patur tiesības vienpusēji grozīt šos Noteikumus, par to iepriekš informējot Klientu elektroniski, nosūtot Klientam ziņojumu.
6.2. AVE STEEL patur tiesības vienpusēji apturēt rēķinu un/vai pavadzīmju elektronisko nosūtīšanu par to iepriekš informējot Klientu elektroniski, nosūtot Klientam ziņojumu.
6.3. Elektronisko rēķinu nosūtīšanas tiesiskais pamats ir Padomes Direktīva 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu, Grāmatvedības likums un uz tā pamata izdotie normatīvie akti, tostarp MK noteikumi Nr. 749.
6.4. Šie Noteikumi piemērojami tiesiskajās attiecībās, uz kurām attiecināmi Latvijas Republikas normatīvie akti.
6.5. Šie Noteikumi stājas spēkā 2026. gada 1. janvārī.